Od 1 stycznia 2026 roku w Polsce planowane jest takie dostosowanie przepisów aby prowadzenie księgi przychodów i rozchodów (KPiR) było możliwe wyłącznie w formie elektronicznej. Księga będzie mogła być prowadzona przy użyciu specjalnie do tego przeznaczonych programów komputerowych, zgodnych z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Możliwe będzie jednak wciąż prowadzenie księgi w sposób tradycyjny- przedsiębiorca będzie mógł wybrać, który sposób bardziej mu odpowiada.
Pojawi się nowy wzór księgi, obejmujący m.in. kolumny z numerem faktury z KSeF i NIP-em kontrahenta, a w związku z tym ulegną zmianie numery kolumn, które dotyczą danego zdarzenia gospodarczego.
Zmiany w zakresie podmiotowym i definicyjnym
🚜 Koniec z osobnym wzorem KPiR dla rolników
Znika możliwość prowadzenia uproszczonej księgi dla rolników osiągających do 10 000 zł przychodu. Od 2026 roku wszyscy podatnicy (w tym rolnicy) będą korzystać z jednolitego wzoru KPiR.
⚖️ Usunięcie definicji pojęć ogólnych
Usunięto definicje które są zdefiniowane w ustawie o PIT lub które są związane ze starym modelem księgowym. Usunięto definicje: biura rachunkowego, przychodu, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, przedsiębiorstwa wielozakładowego.
📄 Nie będzie już indywidualnych zwolnień
Przepis pozwalający Naczelnikowi US zwalniać z prowadzenia KPiR (np. ze względu na wiek lub zdrowie) został uchylony.
👉 zniesiono obowiązek sporządzania dowodów przesunięć
👉 zniesiono obowiązek podpisywania spisu z natury przez osoby sporządzające spis. Spis będzie podpisywany jedynie przez właściciela zakładu (wspólników). Ponadto do księgi wpisywana będzie wyłącznie wartość spisu.
Zmiany w zakresie dokumentacji i dowodów księgowych
✏️ Poprawianie błędów
Obecnie trzeba skreślić błędny zapis, wpisać nowy, podpisać i datować poprawkę.
🔹 Po zmianach:
-przy księdze papierowej nadal obowiązuje zasada skreślenia,
-przy księdze elektronicznej wystarczy wprowadzić nowy zapis — bez podpisu i daty.
🧾 Ewidencja środków trwałych i WNiP
Z rozporządzenia zniknie dotychczasowy przepis o ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych.
👉 Obowiązek ten pozostaje, ale będzie regulowany wyłącznie ustawą o PIT.
💰 Raporty fiskalne
Korekty danych z raportów dobowych lub okresowych, które nie trafiają do odrębnych ewidencji,
będzie się wykonywać na podstawie dowodu wewnętrznego – to nowość.
📍 Lokalizacja KPiR
Dotąd księga musiała znajdować się w miejscu prowadzenia działalności, siedzibie lub biurze rachunkowym.
⚠️ W nowym rozporządzeniu nie ma już takiego wymogu.
💻 KPiR w systemie IT
Znikają szczegółowe wymogi dotyczące prowadzenia KPiR w systemach teleinformatycznych (instrukcja, wydruki, wgląd).
🔹 Nowe przepisy są bardziej dostosowane do cyfrowej rzeczywistości.
Zmiany w księgowaniu przychodów
💰 Dotychczas:
-zapisy dotyczące sprzedaży są dokonywane jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
-podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży mogą dokonywać zapisów dotyczących przychodu, wykazanych w tej ewidencji, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca. Ewidencja sprzedaży jest obowiązkowa i prowadzona w miejscu wykonywania działalności tylko dla podatników, którzy powierzyli prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, a nie prowadzą ewidencji na kasach rejestrujących.
-w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów lub danych wynikających z zestawienia w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
🆕 Od 2026 roku:
-zapisy z faktur i raportów fiskalnych można będzie wprowadzać do 20. dnia miesiąca po miesiącu uzyskania przychodu.
-2 sposoby dokonywania z zapisów z pozostałych dokumentów:
1️⃣ Na koniec dnia wystawia się dowód wewnętrzny z łączną kwotą sprzedaży za dany dzień.
2️⃣ do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży na podstawie zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży).
-obowiązek prowadzenia zestawienia sprzedaży nie dotyczy tylko podatników korzystających z kas rejestrujących (niezależnie od tego czy podatnik prowadzi księgę sam czy przez biuro rachunkowe).
Zmiany w księgowaniu kosztów (wydatków)
💸 do tej pory:
-materiały i towary wpisywane niezwłocznie po ich otrzymaniu,
-pozostałe wydatki – raz dziennie, po zakończeniu dnia.
🆕 Od 2026 r.:
-wszystkie wydatki będą ujmowane zgodnie z zasadami potrącania kosztów określonymi w ustawie o PIT (kasowa/memoriałowa),
-nie będzie można dokumentować zakupu materiałów pomocniczych z handlu detalicznego dowodem wewnętrznym.
Bądź na bieżąco
biuro rachunkowe, usługi księgowe, doradztwo podatkowe, rozliczenia podatkowe, obsługa księgowa firm, PIT rozliczenia, CIT rozliczenia, VAT usługi, pomoc podatkowa, biuro podatkowe, optymalizacja podatkowa, księgowość online, audyt finansowy, kadry i płace, pełna księgowość, prowadzenie ksiąg rachunkowych, obsługa podatkowa, deklaracje podatkowe, rozliczenia firm, doradztwo finansowe
