Wdrożenie obowiązkowego KSeF wiąże się nie tylko ze zmianami prawnymi, ale także z przygotowaniem odpowiedniego zaplecza technicznego po stronie firm i dostawców systemów informatycznych.

Ministerstwo Finansów zaprezentowało szczegółową mapę drogową dla integratorów, przedsiębiorców i twórców oprogramowania. Znajomość tego harmonogramu jest kluczowa, aby nie tylko zdążyć z wdrożeniem, ale też przetestować i zweryfikować poprawność integracji systemów z KSeF 2.0. Warto przewidzieć m.in. takie kwestie jak szkolenie pracowników w tym zakresie, zmiany obiegów dokumentów, zarządzanie wyjątkami i awariami.

Co nas czeka w 2025 r.?

• Czerwiec 2025 – udostępnienie specyfikacji technicznej: Publikacja nowej wersji faktury ustrukturyzowanej, czyli FA(3), oraz dokumentacji interfejsu programistycznego (API) systemu KSeF 2.0. Będą to dokumenty referencyjne dla wszystkich podmiotów planujących integrację z systemem – zarówno bezpośrednio, jak i za pośrednictwem zewnętrznych dostawców.
• Wrzesień 2025 – otwarte testy API: Pod koniec września rozpoczną się otwarte testy API KSeF 2.0. co umożliwi praktyczne sprawdzenie kompatybilności systemów finansowo-księgowych z krajową infrastrukturą e-fakturowania.
• Listopad 2025 – testowa wersja aplikacji i certyfikaty: Udostępniona zostanie testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, dzięki której użytkownicy będą mogli zapoznać się z nowymi funkcjonalnościami bez ryzyka wygenerowania dokumentów wywołujących skutki prawne oraz powstanie możliwość pobrania certyfikatu wystawcy faktury, który będzie niezbędny m.in. do wystawiania faktur w trybie offline i offline24.

Co nas czeka w 2026 r.?

• Styczeń 2026- możliwość złożenia zgłoszenia do umożliwienia przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem: Zgłoszenia te będzie można składać już od 1 stycznia 2026 r. w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia zostaną określone w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy.
• Luty 2026- obowiązkowy KSeF dla dużych podatników: Od 1 lutego 2026 r. podatnicy, których wartości sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (wraz z podatkiem) zostaną objęci obowiązkiem stosowania KSeF.
• Kwiecień 2026- obowiązkowy KSeF dla (prawie) wszystkich podatników: od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowy KSeF dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie- oba te warunki muszą wystąpić łącznie). Od tego czasu możliwe będzie także wystawienie faktur VAT RR dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych- nie będą one jednak obowiązkowo podlegały pod wystawienia w KSeF.

Co nas czeka w 2027 r.?

Styczeń 2027 r. – pełne wdrożenie: Od 01.01.2027 r. obowiązkowy KSeF dla najmniejszych podatników; Obowiązek wystawiania faktur wystawianych z kasy rejestrującej i paragonów z NIP uznanych za faktury; Wprowadzenie kar za niestosowanie KSeF; Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach za faktury między czynnymi podatnikami VAT.

Co nas czeka w 2030/2035 r.?

Lipiec 2030 r.- unijny format zgodny z VIDA: Od 1 lipca 2030 r. przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur transgranicznych w unijnym formacie zgodnym z VIDA. W przypadku faktur krajowych będzie to rozwiązanie dobrowolne.

Styczeń 2035 r.-unijny standard także dla transakcji krajowych: Polska będzie miała czas do 2035 r. na dostosowanie swoich rozwiązań do standardów unijnych. Już teraz wiadomo jednak, że polski format xml będzie się różnił od unijnego formatu, będzie miał dużo szerszy zakres. Dobrze byłoby, gdyby KSeF umożliwiał konwertowanie xml do formatu unijnego, żeby nie obciążać tym przedsiębiorców. Resort finansów podczas dyskusji nad pakietem rozwiązań dotyczących VIDA, zapewnia że dokłada wszelkich starań, aby proponowane rozwiązania nie zmieniły zasadniczo zasad funkcjonowania KSeF w Polsce.

Tryb offline

Przedsiębiorcy będą mogli wystawiać e-faktury w trybie offline i przesyłać je do KSeF następnego dnia. By z niego korzystać, konieczne będzie pobranie nowego certyfikatu wystawcy faktury. Kwestie techniczne związane z pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostaną przedstawione w dokumencie „Specyfikacja oprogramowania interfejsowego”, który zostanie opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Finansów.

Faktura wystawiona w trybie offline będzie musiała zawierać dwa kody QR (kod weryfikujący, który pozwoli zidentyfikować daną fakturę w KSeF) oraz drugi kod QR (zapewniający autentyczność pochodzenia i integralności treści tej faktury).

Faktury dla konsumentów, podatników zwolnionych z VAT i podmiotów zagranicznych

Sprzedawca będzie decydował, czy wystawia dla konsumenta e-fakturę w KSeF,

• Faktura dla nabywcy niezarejestrowanego do VAT, nieposługującego się NIP oraz podmiotu zagranicznego będzie udostępniana przez wystawcę w sposób z takim nabywcą uzgodniony (czyli także możliwe jest wydanie faktury poza KSeF),

• Faktura wydana poza KSeF będzie wymagała opatrzenia jej odpowiednim kodem weryfikacyjnym QR,

• System obejmie faktury wystawiane przez podatników mających na terytorium Polski siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności,

• Zwolnienie z KSeF obejmie niektóre rodzaje dokumentów – np. bilety autostradowe czy lotnicze. Ustawa przewiduje również delegację do wydania rozporządzenia, które mogłoby podmiotowo zwalniać dalsze grupy podatników,
• Proces wystawiania dokumentów na rzecz podmiotów spoza Polski, które w Polsce na VAT nie są zarejestrowane i wobec tego nie mają dostępu do KSeF będzie odbywał się dwuetapowo, tzn. w kroku pierwszym poprzez wystawiane faktury na podmiot zagraniczny w KSeF oraz w kroku drugim – przekazanie kontrahentowi z zagranicy wizualizacji tej faktury uzgodnionym kanałem (np. mailem).

Proces, jaki każda faktura będzie musiała przejść, aby trafić do KSeF

1.Przygotowanie merytoryczne faktury: dane te mogą pochodzić z wielu systemów informatycznych podatnika. Przykładowo informacje wymagane dla faktury, takie jak jej numer, NIP kontrahenta czy wartość sprzedaży, mogą znajdować się w systemie billingowym, podczas gdy informacje o samym towarze czy warunkach jego dostawy mogą być przechowywane w systemie logistycznym. Prawidłowe wystawienie faktury będzie wymagało integracji tych źródeł danych. Drugi problem dotyczy pól nieobligatoryjnych. Organizacja musi odpowiedzieć sobie na pytanie, czy pola takie chce wypełniać, a jeśli tak, to skąd będzie pozyskiwać niezbędne do tego dane.

2. Przygotowanie techniczne faktury: Przygotowanie techniczne faktury polega na przetworzeniu zbioru danych do postaci pliku xml zgodnego ze schemą xsd. W największym uproszczeniu schema xsd jest pustym wzorem faktury, który należy wypełnić treścią. Zawiera ona także dla każdego pola zestaw reguł walidacyjnych, wymagając np., aby NIP miał odpowiedni format czy aby data sprzedaży znajdowała się w przewidzianym zakresie.

3.Autoryzacja użytkownika w KSeF: Do tego, aby użytkownik mógł się autoryzować w KSeF, konieczne jest wcześniejsze uzyskanie uprawnień do korzystania z systemu. Nadanie, zmiana lub usunięcie takich uprawnień będą możliwe bądź przez przeznaczony do tego interfejs udostępniony przez Ministerstwo Finansów , bądź przez Portal Podatkowy, bądź poprzez pisemne zawiadomienie właściwego naczelnika urzędu skarbowego (ZAW-FA). Możliwe będzie upoważnienie więcej niż jednej osoby do autoryzacji w systemie. Rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przewiduje cztery metody autoryzacji użytkownika w KSeF: uwierzytelnienie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, podpisem zaufanym lub wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur ciągiem 40 znaków alfanumerycznych.

4.Wysyłka faktury do KSeF: Wysyłka e-faktur do KSeF odbywa się za pomocą dedykowanego serwisu webowego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Wymaga on integracji przez interfejs programowania aplikacji (API), który opisuje techniczne zasady komunikacji. Interfejsem wysyłane będą pojedyncze faktury w postaci plików xml lub paczki plików o ograniczonej liczebności. Alternatywnym rozwiązaniem będzie swojego rodzaju buforowanie faktur, czyli przygotowywanie ich przez automaty w czasie rzeczywistym, a następnie wysyłanie do KSeF zestawu faktur przez użytkownika posiadającego podpis elektroniczny.

5.Walidacja faktury i jej przyjęcie (bądź nie) do KSeF: Walidacje będą obejmować poprawność techniczną pliku, czyli jego zgodność ze schemą xsd. Obejmą one kompletność wypełnienia pól obligatoryjnych, formaty danych oraz podstawowe testy logiczne.

6. Nadanie numeru referencyjnego: Jeżeli faktura zostanie zwalidowana poprawnie, otrzyma numer identyfikujący ją w KSeF z oznaczeniem daty i godziny jej przetworzenia przez KSeF. W przypadku walidacji nieprawidłowej (błędów na fakturze) system odrzuci fakturę i nie zostanie ona uznana za wystawioną.

Należy pamiętać, że datą wystawienia faktury, będzie data jej wysłania do KSeF. Wyjątkiem są tryby awaryjne, pozwalające na wysyłkę faktru innym kanałem oraz ich późniejsze dosłanie do KSeF. Wtedy, datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 (DataWystawienia). Dla skorzystania z trybu awaryjnego, konieczne będzie jednak udowodnienie, że w danym momencie KSeF lub system podatnika uległ awarii. Co ważne, forma pliku xml e-faktury powoduje również, że w KSeF nie będzie możliwości dodania do niej załącznika.

Zapraszamy na konsultacje z radcą prawnym i doradcą podatkowym Martą Tymoszuk-Lewandowską. Nasza Kancelaria chętnie pomoże ci również dokonywać bieżących rozliczeń oraz obsługi kadrowo/płacowej, ponieważ działamy także jako profesjonalne biuro rachunkowe. Konsultacje odbywają się stacjonarnie w siedzibie naszej Kancelarii w Szczecinie, jest też możliwość umówienia konsultacji online. Zachęcamy do korzystania z formularza kontaktowego znajdującego się na naszej stronie!