Księgowość Szczecin
Z początkiem listopada Ministerstwo Finansów uruchomiło Moduł Certyfikatów i Uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur oraz udostępniło aplikację podatnika KSeF 2.0 na środowisku testowym, co umożliwiło testowanie KSeF z wykorzystaniem fikcyjnych danych. Testowe faktury będzie można wystawiać do 15 listopada, kiedy ma być udostępniona aplikacja podatnika KSeF 2.0 na środowisku przedprodukcyjnym.
Wniosek o certyfikat KSeF można składać od 1 listopada 2025 r. za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień, udostępniony w domenie KSeF. Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF oraz jego wykorzystanie przy wystawianiu faktur będzie jednak możliwe dopiero od 1 lutego 2026 r.
CERTYFIKAT=uwierzytelnienie
Certyfikaty w KSeF służą do potwierdzania tożsamości użytkownika i umożliwiają dostęp do systemu.
⚠️ Pamiętaj o bezpieczeństwie!
➡️ Zaleca się, by każdy przedsiębiorca posiadał co najmniej dwa certyfikaty – zwiększa to bezpieczeństwo i ciągłość działania.
➡️ W biurach rachunkowych każdy pracownik powinien mieć własny certyfikat.
Aby wystąpić o certyfikat możliwe jest uwierzytelnienie przez: podpis zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.
Certyfikaty utworzone a pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień, udostępniony w domenie KSeF zachowają moc prawną od 1 lutego 2026 r.
Uwaga: Certyfikat KSeF nie jest nośnikiem uprawnień – potwierdza jedynie tożsamość w systemie.
UPRAWNIENIA=Zakres działania
Jest to zbiór praw nadanych danemu podmiotowi lub osobie fizycznej przez podatnika.
👤 Podatnik – osoba fizyczna / komornik
- Pierwotne uprawnienie (tzw. uprawnienie właścicielskie) przypisane jest automatycznie.
- Nie trzeba nic zgłaszać — wystarczy autoryzacja: podpisem zaufanym, lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Jeśli podpis kwalifikowany nie zawiera NIP/PESEL, należy zgłosić „odcisk palca podpisu” w urzędzie, przez formularz ZAW-FA, by przypisać podpis do konkretnego podatnika.
🏢 Podmioty niebędące osobą fizyczną (np. spółki z o.o.)
- Jeśli firma (np. spółka) posiada kwalifikowaną pieczęć z NIP, może korzystać z KSeF na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich — bez zgłoszeń w US.
- Gdy pieczęci nie posiada, firma składa ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Ta osoba może potem nadawać kolejne uprawnienia już elektronicznie w KSeF.
Podatnik jako administrator może nadać uprawnienia biuru rachunkowemu do wystawiania i odbierania faktur poprzez ,,nadanie uprawnień osobie fizycznej do pracy w KSeF”. A następnie osoba posiadająca uprawnienia do nadawania uprawnień w biurze rachunkowym może przekazać uprawniania pracownikowi poprzez ,,nadanie uprawnienia osobie fizycznej do pracy dla klienta” lub ,,dla wszystkich klientów”.
SAMOFAKTUROWANIE= faktura wystawiona przez nabywce
Samofakturowanie to rozwiązanie, w którym nabywca towaru lub usługi wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy – na podstawie wcześniejszej umowy między stronami.
➡️ Samofakturowanie między podmiotami krajowymi,
- sprzedawca musi nadać nabywcy uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF.
- faktura musi zawierać: adnotację w polu P_17, dane nabywcy w elemencie Podmiot2.
➡️ Transakcje zagraniczne:
- faktura wystawiana przez nabywcę musi być zgodna z przepisami kraju, w którym znajduje się miejsce świadczenia lub dostawy.
- Faktury kosztowe od zagranicznych kontrahentów nadal mogą mieć tradycyjną formę, ponieważ podmioty bez siedziby lub działalności w Polsce nie są objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF.
- KSeF jest obowiązkowy gdy nabywca zagraniczny wystawia faktury w imieniu polskiego podmiotu, ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności i polski NIP.
JPK VAT zostanie dostosowany do KSeF
Projekt z 14 października przedstawiony w Rządowym Centrum Legislacji zakłada zmiany rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji VAT.
➡️ nowe oznaczenia dokumentów,
➡️ obowiązek oznaczania faktur w ewidencji zakupu numerem KSeF,
➡️ regulacje dotyczące rozliczenia VAT od niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.
Każda faktura ujęta w JPK VAT powinna mieć wskazany numer KSeF. Jeśli numeru brak – należy zastosować jedno z trzech oznaczeń:
- OFF – faktura wystawiona w trybie awarii KSeF, bez przydzielonego numeru,
- BFK – faktura elektroniczna lub papierowa, wystawiona poza KSeF,
- DI – dowód inny niż faktura, np. dokument wystawiony w trybie offline24.
Jeśli faktura wystawiona w trybie offline24 nie ma jeszcze numeru KSeF w dniu składania JPK VAT, należy:
1️⃣ wykazać ją po stronie sprzedaży jako czynność opodatkowaną,
2️⃣ oznaczyć symbolem DI,
3️⃣ po otrzymaniu numeru KSeF – skorygować JPK VAT i uzupełnić numer faktury.
Zmiany w JPK VAT będą dotyczyły również zagranicznych firm zarejestrowanych na VAT w Polsce, nawet jeśli nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Bądź na bieżąco
biuro rachunkowe, usługi księgowe, doradztwo podatkowe, rozliczenia podatkowe, obsługa księgowa firm, PIT rozliczenia, CIT rozliczenia, VAT usługi, pomoc podatkowa, biuro podatkowe, optymalizacja podatkowa, księgowość online, audyt finansowy, kadry i płace, pełna księgowość, prowadzenie ksiąg rachunkowych, obsługa podatkowa, deklaracje podatkowe, rozliczenia firm, doradztwo finansowe
