Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia dotyczące stosowania klauzuli rzeczywistego właściciela w kontekście poboru podatku u źródła. Dokument wyjaśnia, jak ustalić czy dany podmiot jest uprawniony do preferencji podatkowej przewidzianej w przepisach ustawy o CIT i PIT.

Zgodnie z art. 14n § 4 pkt 1 Ordynacji podatkowej zastosowanie się przez podatnika w danym okresie rozliczeniowym do objaśnień podatkowych powoduje objęcie go ochroną przewidzianą w art. 14k-14m. Objaśnienia dotyczą w szczególności przepisów:

art. 4a pkt 29, art. 21, art. 22, art. 26 oraz art. 28b ust. 4 pkt 5-6 ustawy o CIT

oraz

art. 5a pkt 33d, art. 29 ust. 1 pkt 1, art. 30a ust. 1 pkt 1-5a, art. 41 oraz art. 44f ust. 4 pkt 5-6 ustawy o PIT.

Definicja rzeczywistego właściciela jako warunku zastosowania preferencji w WHT

Stosowanie klauzuli rzeczywistego właściciela ma gwarantować, że kryterium rezydencji podatkowej nie jest wykorzystywane w niewłaściwy sposób. O statusie rzeczywistego właściciela w odniesieniu do danej należności będzie świadczyć m.in. ponoszenie związanych z nią czynników ryzyka, takich jak przykładowo: ryzyko niewykonania zobowiązania, ryzyko zmian stóp procentowych, ryzyko walutowe.

Tym samym przepisy ustawy o CIT i ustawy o PIT przewidują trzy przesłanki, które muszą być spełnione łącznie dla uznania odbiorcy należności za jej rzeczywistego właściciela, tj.:

• otrzymanie danej należności dla własnej korzyści,
• brak zobowiązania do przekazania całości lub części należności,
• prowadzenie rzeczywistej działalności gospodarczej.

Aby skorzystać z preferencji w zakresie podatku u źródła (WHT) — czyli np. zwolnienia lub obniżonej stawki podatku wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) albo przepisów dyrektyw unijnych (takich jak dyrektywa odsetkowa, dywidendowa, licencyjna) — konieczne jest spełnienie warunku bycia tzw. „rzeczywistym właścicielem” (ang. beneficial owner) danej należności.

Zakres płatności objętych obowiązkiem badania odbiorcy należności

Jeżeli z przepisów odrębnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania wynika obowiązek spełnienia warunku rzeczywistego właściciela, to dla wystąpienia przez podatnika o zwrot podatku pobranego w ramach systemu pay&refund konieczne jest przedstawienie oświadczenia, że jest on rzeczywistym właścicielem należności, od której podatek ten został pobrany (w tym, że prowadzi w odniesieniu do tej należności rzeczywistą działalność gospodarczą).

Polskie spółki wypłacające za granicę: odsetki, należności licencyjne, dywidendy, wynagrodzenia za usługi niematerialne (np. doradcze, księgowe, reklamowe) mają obowiązek pobrać zryczałtowany podatek u źródła (WHT), chyba że… stosuje się zwolnienie/dyrektywę/unijną preferencję, albo umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) — co może dawać obniżoną stawkę lub brak WHT.

Płatności bierne (ang. passive payments) to: należności, które nie są bezpośrednio związane z aktywnym świadczeniem usług, lecz wynikają z samego faktu posiadania kapitału, praw lub udziałów.

⚠️ Tylko do płatności biernych ma zastosowanie warunek „rzeczywistego właściciela” (beneficial owner)

Jeśli wypłacasz za granicę odsetki, dywidendy lub należności licencyjne, to:

✅ Aby zastosować obniżoną stawkę z UPO lub zwolnienie z dyrektyw unijnych, musisz:

🧾 zweryfikować status rzeczywistego właściciela odbiorcy (musi spełniać 3 przesłanki,),

📝 Złożyć odpowiednie oświadczenia lub wniosek o zwrot (w systemie pay & refund),

💼 Udowodnić, że odbiorca prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą.

Co z innymi (aktywnymi) płatnościami?

Przykład: usługi doradcze, księgowe, reklamowe, prawne, informatyczne itp. W ich przypadku nie ma obowiązku weryfikacji statusu beneficial ownera, bo nie są traktowane jako płatności bierne.

Okoliczności badane w celu weryfikacji warunku rzeczywistego właściciela

Zgodnie z art. 30 §5a Ordynacji podatkowej odpowiedzialność płatnika nie może być
wyłączona ani ograniczona ze względu na winę podatnika, jeżeli płatnik i podatnik byli
podmiotami powiązanymi. Odpowiednio, art. 26 ust. 7a ustawy o CIT określa zakres
weryfikacji koniecznej dla zastosowania preferencji w przypadku płatności biernych
wypłacanych do podmiotów powiązanych. Wskazuje on stan wiedzy jakim musi dysponować
podmiot dokonujący takich płatności. Niezależnie jednak od wypłacanej kwoty (i ewentualnego złożenia
oświadczenia), w każdym przypadku płatności biernych do podmiotów powiązanych
weryfikacja warunków zastosowania preferencyjnej stawki, zwolnienia lub niepobrania
podatku dokonana z należytą starannością musi prowadzić do „nieposiadania wiedzy
uzasadniającej przypuszczenie, że istnieją okoliczności wykluczające możliwość” ich
zastosowania.
.
Z tego względu, w przypadku podmiotów powiązanych konieczne jest zbadanie wszelkich
okoliczności skutkujących kwalifikacją danego podmiotu jako rzeczywistego właściciela.
W przypadku wypłaty do podmiotu powiązanego nie jest więc wystarczające uzyskanie
oświadczeń i certyfikatów. Konieczna jest weryfikacja innych dostępnych dokumentów
potwierdzających spełnienie każdego elementu definicji, składających się na „wiedzę” płatnika. Są to
przykładowo umowy świadczące o posiadaniu substratu majątkowo-osobowego czy
sprawozdania finansowe świadczące o władztwie ekonomicznym nad otrzymywanymi
należnościami.

Okoliczności badane w celu weryfikacji warunku rzeczywistego właściciela

Art. 26 ust. 7a ustawy o CIT określa zakres weryfikacji koniecznej dla zastosowania preferencji w przypadku płatności biernych wypłacanych do podmiotów powiązanych. W przypadku wypłaty do podmiotu powiązanego nie jest wystarczające uzyskanie oświadczeń i certyfikatów. Konieczna jest weryfikacja innych dostępnych dokumentów potwierdzających spełnienie każdego elementu definicji, składających się na „wiedzę” płatnika. Są to przykładowo umowy świadczące o posiadaniu substratu majątkowo-osobowego czy sprawozdania finansowe świadczące o władztwie ekonomicznym nad otrzymywanymi należnościami.

Istotnym, a odrębnym aspektem jest, czy w konkretnym przypadku badanie okoliczności świadczących o spełnieniu warunku rzeczywistego właściciela zastało przeprowadzone w standardzie odpowiadającym należytej staranności. Standard ten zależy bowiem, zgodnie z ustawą, od charakteru, skali działalności prowadzonej przez płatnika oraz powiązań płatnika z podatnikiem i w konsekwencji jest odmienny dla indywidualnego przypadku. Fakt powiązania podmiotów wpływa zatem także na standard badania należytej staranności.